Dokumentenmanagement-System Studien zeigen, dass Mitarbeitende bis zu dreissig Prozent ihrer Zeit mit dem Suchen verbringen. Im Durchschnitt verlieren Mitarbeitende so mehr als einen Arbeitstag in der Woche. Schlimmer noch: In 70% aller Fälle bleibt die Suche erfolglos und das Dokument wird noch einmal erstellt.
Die meisten Unternehmensdaten sind mehrfach in verschiedenen Laufwerken vorhanden. Dokumente werden per E-Mail oder Filesharing-Dienste an Kollegen oder externe Partner weitergegeben. Und für die Mitarbeitenden ist es oft mühsam von ausserhalb auf ihre Daten zugreifen können.
Ein Dokumentenmanagement-System strukturiert diese Daten in elektronischen Akten, legt sie nach einheitlichen Kriterien ab und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden die gesuchten Informationen schnell finden. Es umfasst ausserdem automatische Workflows, welche die Daten durchs Unternehmen leiten und in Geschäftsprozesse integrieren.
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Quelle: 10 entscheidende Vorteile einer elektronischen Datenverwaltung (Dokumentenmanagement DMS)
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